Ученический договор через систему электронного документооборота

Организации, обучающие работников за свой счет, могут заключить с ними ученический договор (УД). Законодательство дало возможность подготавливать кадры самостоятельно, чтобы компании не страдали от нехватки специалистов и не рисковали потерять нового сотрудника после учебы. Документ заключается с работником, который проходит переподготовку или получает высшее образование. Расскажем об особенностях заключения ученического договора через ЭДО (электронный документооборот).

Определение УД

Ученический договор — это соглашение между будущим или действующим работником и организацией на получение образования. Документ является дополнением к трудовому договору — по статье 198 Трудового кодекса РФ. Ученический договор заключают в двух экземплярах и подписывается каждым из участников. Один экземпляр остается у ученика, другой — у работодателя.

Документ составляется с учетом трудового и гражданского законодательства, строгой формы нет. В ученическом договоре указывают:

срок ученичества;
наименование сторон;
размер оплаты на период обучения;
квалификацию, которую приобретет специалист;
обязанность работодателя обеспечить возможность учиться;
обязанность работника пройти обучение и затем работать в организации в течение указанного срока.

Работодатели предлагают заключить ученический договор обычно по трем причинам:

работник не соответствует профстандарту, поэтому требуется обучение;
необходимо удержать ценных сотрудников и повысить их квалификацию;
в организации появились новые направления работы, поэтому нужно обучить проверенных специалистов.

Если после обучения специалист не приступает к работе или не соблюдает другие прописанные в договоре условия, то он обязан вернуть полученную стипендию. Также нужно возместить другие расходы, понесенные работодателем на ученичество — по статье 207 ТК.

Ученический договор через электронный документооборот

Специалист может пройти обучение с отрывом или без отрыва от производства. По статье 204 ТК, если сотрудник совмещает работу с учебой, то ему необходимо выплачивать стипендию и зарплату. При дистанционном обучении оформляют режим неполного рабочего времени, составив дополнительное соглашение к трудовому договору.

Если сотрудник собирается учиться через интернет, то можно заключить ученический договор дистанционно — через систему электронного документооборота. Это удобнее, когда учебное заведение находится в другом городе и не хочется тратить время и деньги на долгую пересылку документов.

СЭД позволяет организовывать работу с электронными документами и взаимодействие между работниками. Можно дистанционно искать, создавать, вносить правки в документы, а также осуществлять передачу договоров, отправку уведомлений и распределение заданий между специалистами компании.

Договор считается заключенным через СЭД, если выполнены сразу два условия:

Содержание договора можно в таком же виде воспроизвести на бумаге. Электронный документ не должен быть изменен или дополнен после подписания.
По способу обмена документами и подписи можно понять, кто выступает сторонами сделки.

Какая подпись нужна для заключения УД?

Работодатель при заверении ученического договора использует усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Она обладает высоким уровнем защиты и необходима для заключения юридически значимых документов. Работник может использовать УКЭП или усиленную неквалифицированную ЭП — согласно статье 7 ФЗ №122.

Если у работника нет электронной подписи, для ученического договора можно использовать собственноручную. Как это работает:

Стороны заранее договариваются, каким образом будут обмениваться документами и идентифицировать друг друга. Можно использовать электронную почту или мессенджеры.
Организация составляет проект ученического договора и отправляет работнику выбранным способом.
Работник распечатывает договор, ставит подпись, делает скан и направляет второй стороне.
Работодатель также подписывает документ. Договор заключен.

Важно. Способ подписания документа и порядок заключения сделки нужно подробно расписать в договоре. Если подпись электронная, то требуется указать вид.

Обучение по кадровым вопросам

Возможность ведения документооборота без дублирования на бумаге появилась только в ноябре 2021 года — вышел ФЗ №377. Не все компании разобрались, как грамотно организовать СЭД, подготовить работников к изменениям, правильно оформлять документы. Чтобы не допускать ошибок и не тратить время на изучение последних изменений в законодательстве, можно пройти курсы повышения квалификации.

«РБК» предлагает следующие программы обучения для кадровиков, руководителей организации и других заинтересованных специалистов:

Курсы составлены с учетом последних изменений в законодательстве. В наличии учебные планы объемом 18, 36, 72 и 144 часа. Обучение организуем дистанционно, поэтому слушатели смогут получить дополнительное образование, не делая перерыв в работе.

Узнать подробнее о профобучении по делопроизводству можно по телефону у консультанта «РБК» или с помощью формы обратной связи.

Повышение квалификации

Кадровое делопроизводство