ТОП-10 ошибок кадровика при организации кадрового учета

В статье рассматриваем самые распространённые ошибки в кадровой работе, которые встречаются даже в крупных организациях.

Ошибка первая. Кадровый учет не организован

Чтобы говорить о выстроенной системе кадров, нужно:

подписывать трудовые договоры с сотрудниками;
оформлять больничные;
составлять график отпусков;
правильно хранить и обрабатывать персональные данные работников;
вести другие предусмотренные законом документы — приказы, заявления на увольнение и прием.

На практике во многих компаниях кадрами занимается сотрудник, у которого нет соответствующего образования, например, бухгалтер.

Отсюда вытекает ряд проблем:

многие обязательные документы отсутствуют;
хранение документов осуществляется без соблюдения требований законодательства РФ, с нарушением сроков хранения и уничтожения;
не используется весь функционал специальных программ кадрового учёта, ПО может быть неверно настроено и не обновляться в течение длительного срока.

Такие нарушения часто становятся причиной конфликтов между работодателем и сотрудниками.

В РФ предусмотрены денежные штрафы за нарушения трудового законодательства. Так, за невыдачу листов расчета или отсутствие расписания штраф составляет 30000–50000 рублей, согласно пункту 1 статьи 5.27 КоАП.

Ошибка вторая. Устарела актуальность кадровых документов

Ежегодно в законодательство РФ, касающиеся кадрового учета, вносится большое количество изменений. Если в компании нет специального сотрудника или он не обладает должным компетенциями, большинство нововведений может пройти мимо организации.

Поэтому даже если все формы и бланки для компании разрабатывал профессиональный кадровик, это не гарантия их актуальности и законности спустя полгода. Ошибки чреваты не только штрафами, но и судами с экс-сотрудниками после того, как спустя много лет выяснится, например, что данные не были переданы в архив.

Ошибка третья. Неверно установлены сроки трудового договора

Работодатель может заключить с сотрудником срочный или бессрочный трудовой договор. Каждый из них правомерен в разных ситуациях. Если кадровый учет в компании ведет не грамотный специалист, это часто грозит организации финансовыми рисками.

Так, в малых предприятиях с численностью до 35 человек можно заключать с сотрудником срочный договор. Это обезопасит компанию от найма неквалифицированного сотрудника, некомпетентность которого трудно выявить во время испытательного срока. А в большинстве случаев сотрудника принимают на работу по бессрочному договору, так как не знают об описанной выше возможности.

Ошибка четвертая. Не учитываются нормативные акты по конкретной сфере деятельности.

Взаимоотношения работника с работодателем регулируются не только общеизвестными ТК РФ и ФЗ № 152. Существует большое количество нормативных документов, которые касаются отдельных профессий и должностей, о которых неподготовленный кадровик может просто не знать. Некоторые из них предполагают доплату и льготы. И в случае проверки организация получит крупный штраф за невыплату положенного своим сотрудникам.

Ошибка пятая. Работников не знакомят с локальными документами

Конфликты между работником и работодателем часто возникают из-за того, что сотрудники не были ознакомлены с какими-то локальными документами.

В обязательном порядке сотрудников нужно под роспись знакомить со следующими документами:

расчетным листом;
приказами, которые касаются его работы: о направлении в командировку, отпуске;
изменениями условий договора — переводе на другую должность, повышении зарплаты и так далее.

Ошибка шестая. Неправильно установлен оклад работнику

Эта ошибка также связана с недостаточной осведомленностью работника, ответственного за начисление заработной платы. Большинство специалистов ориентируется на федеральный МРОТ, забывая о региональных ставках. Только квалифицированные кадровики знают, что к минимальной ставке нужно прибавить северную надбавку и районный коэффициент, если они установлены в области. А это часто серьезные суммы, например, северная надбавка равняется 50% от установленного МРОТ.

Ошибка седьмая. Работникам не предоставляются гарантии и компенсации

Кадровому специалисту важно отслеживать изменения в законодательстве, касающиеся квот и льгот для разных категорий сотрудников. Помимо изменений нужно знать действующее законодательство и права отдельных групп работников. Например:

запрет на увольнение беременных;
право работников вредных производств на дополнительный отпуск;
неправомерность приема на работу некоторых несовершеннолетних без согласия их родителей.

К лицам, имеющих индивидуальные права, относятся также:

сотрудники, имеющие детей;
предпенсионеры;
пенсионеры;
студенты.

Ошибка восьмая. Отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков — частая ошибка, особенно в небольших компаниях. График должен утверждаться не позднее, чем за 2 недели до окончания года.

В график в течение года можно вносить изменения при определенных условиях:

появлении новых сотрудников;
при переносе отпуска по просьбе работника при согласовании с работодателем.

За непредоставление отпуска сотруднику на протяжении более двух лет подряд компании по статье 5.27 КоАП грозит штраф 30000–50000 рублей и выше.

Опытный кадровик знает, что при увольнении работника, который не использовал положенные ему дни отпуска, организация будет вынуждена выплатить ему компенсацию за все неиспользованные дни. И это очень крупные суммы, если речь идет о топ-менеджере, главном бухгалтере или высокооплачиваемом специалисте.

Но даже для рядового сотрудника выплата будет больше, чем если бы это были отпускные. Связано это с тем, заработная плата ежегодно индексируется.

Ошибка девятая. Не заключается дополнительное соглашение к договору при его изменении

Кадровым специалистам важно следить за тем, чтобы изменения в условиях договора были закреплены документально — в дополнительных соглашениях.

Если этого не делать своевременно, можно получить проблемы с:

налоговой — при изменении оплаты труда, не внесенной в договор;
сотрудниками — если те обратятся в суд с неактуальным трудовым договором.

Ошибка десятая. Невыдача трудовой книжки

Работодатель обязан вернуть бумажную трудовую книжку сотруднику в 2 случаях:

при увольнении;
при переходе на электронный вариант.

Сделать это нужно лично или отправить по адресу, указанному в заявлении работника.

При задержке выдачи бумажной трудовой штраф составляет по пункту 1 статьи 5.27 КоАП:

до 50000 рублей на организацию;
1000–5000 рублей — на должностных лиц.

Обучение кадровому учету в «РБК»

«РостБизнесКонсалт» приглашает пройти курсы по кадровому учету. Обучение проводим в дистанционном формате, чтобы слушатели курса могли одновременно работать и учиться. На прохождение стандартных программ профпереподготовки требуется всего от 1,5 месяцев до полугода — в зависимости от количества академических часов. При желании учащиеся могут заказать персональный учебный план.

Преимущества онлайн-курсов в «РБК»: