Электронные трудовые книжки — что выбрать сотрудникам и как быть работодателям?

Содержание

Источник изображения: drobotdean/freepik

В России с 1 января 2020 года действует закон №439-ФЗ от 16 декабря 2019 года, который обязал работодателей предоставлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд в электронном виде. Эти изменения закреплены в статье 66.1 ТК РФ.

Переход на электронные трудовые книжки был возможен только с согласия работника, поэтому до 31 октября 2020 года сотрудникам предлагалось выбрать между бумажным и электронным форматом.

Что такое электронная трудовая книжка?

Цифровой документ представляет набор сведений о профессиональной деятельности специалиста, который хранится в базе данных Пенсионного фонда РФ. По закону работодатель обязан предоставлять информацию, поэтому вы не можете отказаться от ведения трудовой книжки в электронном виде. Но вы можете согласиться на отказ от бумажного варианта.

Отличия цифрового варианта от бумажного незначительны. Помимо обычных анкетных данных в документе содержится сведения о СНИЛС, но нет возможности передать информацию о приеме сотрудника на вахтовую работу или отразить награждения.

«Все сведения о трудовой деятельности гражданина РФ хранятся в электронном виде в Социальном фонде РФ (далее СФР). Данные формируются на основе отчетов обо всех кадровых операциях, которые отправляют работодатели в СФР. Сотрудник по запросу или при увольнении может получить документ, который называется «Сведения о трудовой деятельности» по форме СЗВ-Р и содержит все кадровые операции у данного работодателя. Также любое физическое лицо может запросить выписку из электронной трудовой книжки через МФЦ или Госуслуги и получить информацию о всей своей трудовой деятельности».

Валентина Маслова, «Энциклопедия кадровика. Трудовая книжка», 2024

Плюсы электронной трудовой книжки

Электронный документ обладает следующими преимуществами:

Быстрый доступ к данным — нет необходимости запрашивать документ у работодателя для подтверждения сведений, переданных в ПФР.
Оформление пенсии без подачи дополнительных бумаг — хватит информации о лицевом счете.
Оформление социальных выплат без копии трудовой — благодаря единой базе данных, государственные органы самостоятельно получат нужные сведения.
Удобнее устраиваться на дистанционную работу — не требуется пересылать книжку традиционной почтой, достаточно прислать работодателю форму по e-mail.
Информация хранится в базе данных — документ не испортится и не потеряется. Бумажный вариант сложно восстановить в случае утери.

Электронные трудовые книжки
Designed by freepik

Минусы электронной трудовой книжки

Недостатками цифрового документа, в сравнении с бумажным вариантом, являются:

Отсутствие сведений о стаже в отчетах до 2020 года — если специалист откажется от бумажного варианта, придется сохранить документ, чтобы подтвердить более ранний стаж при необходимости.
Нет информации о награждениях работника — чтобы стать ветераном труда, нужен не только стаж, но и сведения о наградах. В бумажных книжках используется отдельный раздел для фиксирования достижений. В электронных такого раздела нет, поэтому необходимо предоставлять грамоты, выписки из приказов и так далее.
Нельзя скрыть неудобную или неприятную информацию. Раньше если работника не устраивали записи в трудовой книжке, он просто мог купить новую и не показывать, например, причины увольнения с предыдущего места. Теперь все сведения будут доступны.

Отказываться ли от бумажной трудовой?

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки специалисты начали получать с начала 2020 года и обязаны были дать ответ до 31.12.2020. Многие сомневались, нужно ли отказываться от бумажного варианта.

Стоит понимать, что работодатель уже подает сведения о работнике в Пенсионный фонд в цифровом виде — электронная трудовая книжка уже ведется параллельно с бумажной. Если вы решите отказаться от бумажного варианта, начать вести ее заново не получится. Поэтому, если у вас большой стаж, пока отказываться от бумажного варианта ведения электронной трудовой книжки не стоит.

Если же стаж работы небольшой, вы на пенсии или не имеете права на получение пенсии в России, — нет смысла вести бумажную трудовую книжку. Вполне возможно, что в будущем от них вовсе откажутся.

Как проверить записи из электронной трудовой книжки?

Когда вы получаете старую бумажную книжку на руки, возникает вопрос: «Где посмотреть электронную трудовую книжку?». Чтобы проверить, какие сведения работодатель подает в Пенсионный фонд, достаточно аккаунта на портале Госуслуг — просто закажите выписку в личном кабинете.

Если вам нужна бумажная копия, можно обратиться в Пенсионный фонд или МФЦ вне зависимости от места жительства.