Особенности перехода на электронные трудовые книжки

Возможность получения электронных трудовых книжек (ЭТК) была введена 1 января 2020 года. Процесс перехода на электронные трудовые книжки добровольный, но у многих возникают вопросы по правильному переходу к этой системе.

Подробный план действий для работодателей:

Кадровик или иной сотрудник становится ответственным за ведение ЭТК и передачу данных в ПФР.
Нужно создать реестр сотрудников, где будет собрана информация о их переходе на ЭТК.
В отделе кадров должна быть создана специальная электронная почта, с помощью которой данные о трудовой деятельности будут высылаться в электронном виде.
До 1 октября 2020 года работодатель уведомляет каждого сотрудника о возможности перехода на ЭТК. Это можно сделать с помощью письменного уведомления. Сотруднику, находящемуся в длительном отпуске, отправляется заказное письмо.
У сотрудников нужно запросить заявление, где они укажут подходящий для них вид трудовой книжки.
Согласно письму Минтруда № 14-2/ООГ-12933, работодатель обязан вернуть бумажную трудовую книжку(БТК) тем, кто согласился на получение ЭТК. БТК нужно отдать в день получения заявления от сотрудника.
При отказе сотрудника на получение электронной трудовой книжки, или отсутствии ответа от работника, БТК ведется параллельно с электронной.
В электронную систему потребуется внести данные всех сотрудников, в том числе и тех, кто не желает переходить на новую систему.
Для работы с ЭТК нужно внести изменения во внутренние нормативные акты, например, правила приема сотрудника, увольнения и т. д. Сотрудники должны быть ознакомлены с ними.
В ПФР потребуется сдать отчет по форме СЗВ-ТД.

Переход на ЭТК — необязательное условие для продолжения трудовой деятельности. Но с помощью новой системы можно снизить нагрузку на отдел кадров, а также упростить документооборот.

Источник: https://rostbk.com/o-kompanii/stati/osobennosti-perehoda-na-elektronnye-trud/